訂立匯報結構
不論是與業務合作夥伴推銷，還是向同事匯報，訂立匯報結構有助引導你的聽眾走進你的思路。當你訂立匯報結構時，可以考慮以下三個問題：
1. 需要表達的主要想法是甚麼？
有別於看電影或看書，在匯報中，你的聽眾沒有耐心等到最後才知道發生甚麼事。以主題帶出你的匯報，吸引觀眾的注意力。如果你正在開會討論新預算，可以嘗試這樣開始：「感謝大家的付出，很高興告訴大家未來預算將增加 15%。」。有了明確的預期，大家便會更期待接下來的內容。
2. 對聽眾有甚麼好處？
當吸引了聽眾的注意力，他們想知道為什麼需要聽你的匯報，以及你接下來所說的內容如何幫助他們。嘗試在開首時讓你的聽眾知道匯報中的內容，將為他們帶來的好處，讓他們知道是值得花時間了解更多。例如行銷計劃的匯報可以這樣開始：「透過多番精心細算，在年底內推行這計劃，我們將能以更少的預算，吸引 10,000 名新用戶。」如果數字有助把當中的好處形象化，不妨多加使用，讓聽眾不自覺地想了解更多。
3. 你有真實故事分享嗎？
數字和數據的確可以證明你的想法有多好，但過量的資訊有機會適得其反。聽眾可能不會記住匯報上的每個細節，但他們肯定會記住當中的分享。透過故事傳遞信息是其中一個至古以來最好的表達方法。匯報中所分享的故事可以是生活中發生的瑣碎事，透過用真實的故事連結匯報中的內容，更容易留下深刻印象。
4. 與聽眾建立聯繫?
匯報的主要目的是說服他人，並向他們推銷您的想法。嘗試與聽眾建立聯繫，讓他們知道你所說的內容不僅是他們想聽到的事，而是為他們而設的。這就是即興表達心法大派用場的時候。多留意對方的說話，然後在匯報中重新提及，讓他們知道你有細心聆聽：「你之前有提及過你希望教育行業的未來，這符合我的理念，同時在這次匯報亦會提及有關的願景。」只需要幾句說話，你的聽眾便會感受到你的匯報能解決他們心中的疑慮。
在他人的意見上拓展新的觀點
當提出一個創新的想法時，人們會渴望了解更多，提出多方面的問題。當這些疑問讓你在匯報時分心走神，嘗試透過認同對方的想法，從而拓展更多觀點。
當有人在你的演講中提出問題時，可以這樣回應：「我明白你的觀點，我同意這個議題將引起起討論。只要我們用心溝通，這亦可能為我們帶來更多機遇。」透過接受他人的新想法，然後拓展更多觀點，讓你的匯報更從多角度發展。
學懂在匯報上運用即興表達心法，與聽眾建立聯繫，透過了解及聆聽他人的想法，再回應並拓展新的觀點，定必能讓你和你的匯報留下難忘印象。
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