職涯探索

遠距工作的好與壞 — 作為遠距團隊主管的心得

轉載自 Remote Taiwan/遠距工作/遠端工作/數位遊牧 Digital Nomad 在台灣 : 曹凱閔
我們是 Remote Taiwan,目前在台灣開始推廣 Remote working/Digital Nomad 文化,希望在你喜歡的地方工作,同時公司組織也找到最適合的人,讓彼此用更有效率的方式工作,希望這種靈活的工作模式能為現今的工作組織與個人生活帶入更多活力與彈性!

當被問到台灣誰最瞭解遠距工作的各種細節?我的答案一定是 Slasify — Official 的 Carlos。他的團隊不僅身體力行遠距工作,更協助媒合台灣、中國、新加坡、歐美等國家的企業和遠距工作者,從稅務、法令、人事行政等工作無一不與。在聽完 Carlos 的分享後,趕緊寫下遠距工作的要點。

遠距工作者的一天,長這樣…..嗎?

08:00 ~ 09:00。你在捷運公車上通勤,遠距工作者正享受美好的早晨。

10:00 ~ 11:00。你在辦公室敲著鍵盤,遠距工作者倚著景色寫代碼。

15:00 ~ 16:00。你在會議室沉悶聽講,遠距工作者開視訊與全球交流。

遠距工作省下通勤時間。(圖片來源:pixabay)

遠距工作的三個迷思

遠距工作最常被人所誤解的三個迷思,這次的活動分享中也獲得解答。

1. 外包、自由接案者與遠距工作者的關係

至今在台灣,仍有許多主管聽到遠距工作時,第一個想到的還是外包與自由接案者,事實上期中並非必然的關係。

外包,通常是以 「承攬關係 」連結的甲乙兩方;

遠距工作,是有「雇傭關係」的正式組織,成員依然受到企業規範管理。

最直接的例子:你通常不會管外包公司怎麼完成專案工作,交的出結果就好。但是遠距工作還是一個團隊進行工作,只是彼此並不在同一個地理區域完成工作。

事實上很多的自由接案者,是受到地理區域限制的,例如專業攝影師必須要到現場完成拍攝。

咖啡廳工作是遠距主流?(圖片來源:pixabay)

2. 遠距工作就是找耐操便宜?

早期遠距工作確實尋找耐操、便宜、好用的外籍人士工作,尤其在歐洲國家更是盛行 (東西歐國家的薪資水平落差大)。

然而,現在尋找遠距工作者的企業需要的是 「值得的勞動力 」,也就是除了成本效益之外,專業技術、市場拓展、靈活運用人力成為企業更注重的原因。尤其現在大多數的台灣遠距工作者,多為軟體程式工程師和設計師職缺,正是應證專業技術的取向。

遠距工作的好與壞。(圖片來源:pixabay)

值得注意的是,越來越多歐美企業在測試亞洲市場水溫時,也會選擇先以遠距工作的方式部署。如此作法可避免投入大量人力成本試錯,人力運用非常靈活且較不需考慮工作簽證問題。例如 Snapchat 就在台灣有一位協助翻譯工作的遠距工作者。

推薦可以找到遠距工作者的平台:SlasifyYouratorCakeResumeMeet.jobs


3. 不用受到約束和管理

這句話不算完全說錯,至少來自企業主管的約束是少了。但是取而代之的是,對自己更嚴格的自律與要求。

遠距工作者普遍對於工作和生活的界線試容許模糊的,但這並不表示不用受到約束和管理,別忘了遠距工作依然是工作。

遠距工作實戰技巧

此部分的內容有點多,我將七個列點拆成 3 大篇說明。

1~3,時間、目標、會議管理

1. 上班時間不重要,大家都在才是重點

根據研究,一天工作 8 小時中只有 4.5 小時是在認真工作,如何妥善利用有效率的時間,成為工作管理者最重視的事情,遠距工作尤其如此。

可是面對【跨時區】的工作團隊該怎麼辦呢?Carlos 建議,至少要約一個大家都在的時間,知道在這個時間可以找到彼此。一定要非常小心,如果太久不聯繫的話,成員容易放棄溝通,變成自己做自己的。

小技巧:如果遠距工作有急件要趕時 (不建議經常使用),可以共同開一個 Skype 視訊會議,開著然後大家工作。雖然大部分時間是安靜加上鍵盤聲,但有需要提問時,可以快速進入討論。

2. 別管人,管目標

這個道理很多人都懂,但是要怎麼做呢?Carlos 建議不要把目標設定太大,否則流於佈道大會,盡量把目標具體化、精確化、微小化,如此降低遠距團隊的不安定感,也確保一直走到正確的目標道路上。

3. 不要亂開會,但要固定開會

隨便抓人進來開會是非常要命的!你需要的是有效的會議。以過去在 JANDI 工作的經驗來說,每天一個 15 分鐘的快速會議,目標在於將各位的資訊一致。如果有深入的問題不需要當下解決,而是另外約必要的人進行討論即可。

小技巧:會議類型至少可分成更新資訊、制定決策、創意發想,每次開會先確定會議類型,盡量不要一個會議達到多的目標。

4~5,溝通與訊息

4. 文字訊息很難,看到對方解決很多事情

肢體語言、語調表情,這些人們賴以溝通的方式,在遠距工作中都被犧牲了,當聽到許多團隊認為遠距工作溝通很難時,不約而同提到文字訊息難以掌握。我們建議如何能用視訊會議,盡量不用電話;能用電話,盡量不用純文字訊息。

小技巧: 文字訊息要秉持兩個原則:1) 多用描述語句,少用評價語句。2) 思慮周延一些,正反兩面都提。

5. 慎選工具,選擇適合比主流重要

溝通既然是遠距工作的首要任務,那麼一般私人通訊軟體可能不是最好的選項,目前市面上比較常使用的 Slack、JANDI、Google Hangout、Trello、Airtable 都是好的工具選擇。

6~7,文化與資安

6. 不懂對方文化,至少做到尊重

進入到遠距團隊,難免會遇到外籍同事,語言和國情文化差異是不可避免的。我們發現一般台灣工作者會擔心自己的語言能力,但對於不同國情文化反而缺少關注。

例如東南亞許多國家都有穆斯林員工,經常遇到某些員工自以為的幽默 (例如豬肉、禮拜、酒等禁忌),會傷害到對方的信仰。尤其想去新加坡或是國際化城市工作的求職者,千萬不要隨意碰觸對方種族、宗教和政治話題。

7. 雲端資安觀念強化

許多公司對於遠距工作卻步的原因,在於擔心公司內部機密資訊外洩,身為遠距工作者,需要有足夠成熟的職場道德和資安防護。特別是所有的資訊透過網路和雲端流動,基本 2FA、VPN 都是需要的。

為什麼你需要認真考慮遠距工作?

疫情肆虐衍伸出的遠距工作、遠距教學,確實在 2020 年初蔚為一股風潮。但是除了現實因素之外,遠距工作確實是企業主管值得考慮。

根據研究*,遠距工作可以降低人員流動率降低 25%,新世代人才獲取的機率提升 33%。

就人才流動和培養來說,遠距工作都是值得一試的工作方式。只要做好上述七點實戰技巧,相信你也可以體驗未來工作模式。

*資料來源:The State of Remote Work Report

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