要成為成功的上司，其中一點是如何和下屬有效地溝通。員工的工作效率、工作表現和個人成長都與上司在日常工作中給予的指示和回饋息息相關。以下有三點是上司在和下屬在溝通上需要注意的事項。
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(一）Briefing 一定要清晰
工作的Briefing我們每天都會做，但有時候上司可能怱略了Briefing裏的某些內容和大圖片。例如在沒有提供背景的情況下便叫下屬去執行工作。在沒有清晰的大圖片下，即使下屬盡力地完成上司給予的工作指示，但可能在細節上卻有所遺留，因為他並不清楚上司關注的重點和希望達到的目標。並且下屬不會自動地接續工作的下一步，因為他習慣了從上司那裏取得指令。
所以我有一個習慣是在Briefing 時清楚説明事情的背景，並讓下屬知道他正在執行的工作的重要性。分別說明這項工作對公司和團隊的好處和對下屬的個人發展的好處。例如一些初期煩瑣的工作需要他謹慎地完成，因為這些工作對計劃下一步的行動十分重要。當上司在Briefing上更用心，自然能減少過程中產生的問題，從而獲得更好的成果。
（二）多用説故事的方法
很多時候上司會用説道理的方式指示下屬，比如你應該這樣做，應該那樣做。但因着下屬的個人經驗和想法，他們並不能完全理解這些指示，更不會按照着指示執行。上司可以多分享自己年輕時的故事或經歷，比如年輕時曾在下屬的崗位裏工作過一段時間，而當時面對各樣的問題時會怎樣處理，後來更發現原來這樣的做法對自己往後的工作帶來各樣的好處。
這便是用説故事的方法啟發同事，讓他們理解指示背後的原因和會導致的成果。因此，用説故事的方式比直接説道理更有説服力。
（三）多問問題
當下屬面對難題時，上司不應馬上給予解答，而是引導下屬思考問題的成因。若每一次下屬面對問題時上司便馬上提供答案，下屬便會習慣了接收指示而不是思考如何解決問題。當面對非緊急的難題時可以多詢問下屬的想法，讓他思考若自己站在上司的崗位，他會如何解決這項難題。
上司的角色是鼓勵並啟發下屬思考，比如使用不同方法的好處、壞處、下一步的跟進工作等等。授人以魚不如授人以漁。讓下屬學會思考和應對各種問題才能確保他們在工作上進步。
簡單總結：三項上司和下屬溝通時須要注意
- Briefing要清晰。描述大圖片，清楚交代指令的背景和原因。
- 用説故事的方法啟發下屬，讓他從前輩的親身經歷中學習。
- 多問問題。在給予指令前向下屬提問，引導他們思考。當下屬發現自己能提出讓上司也滿意的方法，他們在執行起來便會更有動力和成功感。
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