轉載自 JANDI Blog - 輕鬆合作，快樂工作 : 曹凱閔
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新冠肺炎疫情爆發，意外讓遠距工作的討論度升溫，然而真正困難的並不是 「遠距工作 」本身，而是距離拉遠後，使得原本的管理問題擴大，特別是溝通。以下分享我在 2017~2019 年建立與管理遠距工作團隊遇到的問題。
遠距工作的成效比較好？可能未必
疫情的發展，讓遠距工作成為不得不的選擇；但如果在辦公室與遠距工作之間選擇的話，你還是會選擇遠距工作嗎？根據訪談許多新創團隊的經驗，兩者之間的工作成效並沒有明顯的差異，遠距工作的意義，其實更多是被當成是員工福利來看待，例如：一個月一天的遠距工作 (假)。
你仍然需要具備遠距工作的能力
既然如此，那麼我們為何還在談遠距工作呢？或甚至每個人應該要考慮具備遠距工作能力呢？
其實多半是和海外發展有關。
通訊工具和視訊軟體的普及，即便在台灣生活，也可以爭取到國外的工作機會，無論是以自由接案、數位游牧、遠距工作、海外分公司的形式，在可見的未來裡，具備遠距工作能力的求職者，應可爭取到更佳的報酬與工作選擇。
然而，遠距工作並不是說有就有，最基本的當地法規、稅務、工作證、工作機會等，我推薦 Slasify 的服務，看似雞毛蒜皮的行政和稅務流程，實際卻是影響遠距工作的重要關鍵，很少看到有人比它們更懂得。除此之外，造成遠距工作障礙的原因是：
溝通與團隊管理的問題。
更多遠距工作資訊：Remote Taiwan/遠距工作/遠端工作/數位游牧在台灣
遠距工作，就像遠距戀愛
沒錯，如果你很難想像遠距工作的感覺，就設想你在經營一段遠距戀愛吧！雙方必須要在實體無法碰面的情況下，利用各種方式向對方表達資訊 (愛意)，以便於達成共同目標 (維持戀愛關係)。這麼想的話，再加上你在社群平台經常看到遠距戀愛分手的文章，就不難想像其中的苦澀。
「遠距工作，並不是逃離辦公室，而是更緊密的溝通與協作。」 — JANDI 團隊
正因為我們無法看到彼此，彼此信賴和明確的工作管理，才不至於讓誤會擴大。
溝通是問題，遠距溝通是更大的問題
我在 2017~2019 年期間，在台灣建立了一個與日本、韓國遠距工作的團隊，為一專注在企業通訊軟體的 JANDI。下列幾個溝通與管理問題，是我們曾經遇到的，如果你也遇到類似的問題，或許可以給你一些建議：
1. 會議不減反增，且時間拉更長。
2. 越說越不清楚，乾脆放棄溝通。
3. 文字訊息生硬，導致士氣低落。
會議時間太長，因為沒有定義好開會目的
一般來說，會議可分為三大類：
更新資訊
單向、雙向或是多向的資訊交換與更新，例如每周例會。
制定決策
需要有明確的會議結論，並對於營運有關鍵影響，例如策略規劃會議。
創意發想
不求結論，鼓勵發散的創意討論，例如：產品設計討論。
普遍遇到團隊貪圖想在一次會議中處理過多的目的，導致會議時間拉長，整體效率不高。對於會議種類有理解後，為了讓會議更加順暢，你可以這麼做：
1. 事前將會議行程和內容分享給成員，以便會議順利進行。
2. 盡量將會議時間壓縮在 15 分鐘，如果能不開會盡量不開。
3. 會議結束後，抽點任何一人用自己的話做總結。
以 JANDI 的 15 分鐘會議為例
每天下午 5:30 會有一通電話打進每位成員的手機裡，主持人 (也就是我) 會一一敘述每個人今天的工作，以及我期待的進度。當然，能夠做到這件事情的前提，是每個人在開會前都記錄好當日工作進度。
接著，我會一一詢問每個人是否有臨時事項討論，這是非常開放的發表意見；但除非是超級微小的問題，否則我通常是記錄下來，而不會當下給予解答。而 JANDI 專注在企業內通訊的服務，更是讓資訊通透且沒有儲存期限。
因為別忘記了！這個會議的目的是更新資訊，所以不會有過多的討論、不會有結論，而是力求大家理解問題。我認為光是這一點能做到，已經是很不容易的了 (問題明天找時間討論或是解決)。
在會議結束後，主持人如果要確保每個人的會議聆聽品質，可以透過隨機抽點的方式，要求一位成員針對剛才的會議做總結，同時也可以訓練成員總結與歸納的能力。
不承認溝通有問題？用文字以外的方式表達
首先，我們得先承認自己的溝通並沒有這麼厲害，大多時候連中文都說不好了，怎麼會想說英文呢？人類對於文字和語言等需要高階資訊處理能力的溝通方式，不是那麼擅長。
盡量是有圖看圖，能寫成流程就不寫成文字
如果非得要用文字的話，建議可以善用 SMART 原則：Specific (明確且具體)、Measurable (可衡量)、Attainable (可達成)、Relevant (相關)、Time bound (時限)。
訊息不小心傷人，對事不對人有方法
說話是門藝術，用文字說話則是更高深的藝術。尤其在缺乏肢體語言和語調的限制下，如何讓你接受到你的弦外之音？又或者不讓對方被生硬的文字刺傷，造成彼此溝通嫌隙產生？
通常我會建議團隊成員用一個簡單的方法，做到 「對事不對人 」。盡量以敘事和描述方式，替代以形容詞為主的語句。
舉例來說，當聽到 「你的工作做得不好 」時，會很自然地選擇聽成 「你，不好 」，這該有多刺耳啊！
如果可以將說法調整成 「廣告投放這次表現比起上月降低 30%，我們需要一起來解決 」，除了問題被具體說出來之外，聽者也比較不會感到被侵犯。
最後一個說話的技巧，則是我近幾年努力的方向。當人們向你提出疑問或是詢問時，幸運的話，我們可以很快有一個想法並且說出來。然而，這一個馬上冒出來的想法，多數是帶著鮮明立場或是主觀意識的，並不是說主觀和立場不應該，而是對於團隊的主管來說，我會盡量去避免。
作法是當聽到一個問題時，我會要求自己給予兩個以上 (至少一正一反) 的看待方式，然後再說明我的建議是什麼。其實最後還是表達了自己的立場，但是當我說出對於事情有較全面的看法時，對方也能理解我對於他的意見也有參考進去，衝突便不至於擴大。
遠距工作不簡單，不處理不代表沒問題
如同文章一開始提到的，遠距工作的問題，並不是遠距時後才有，而是因為距離拉遠之後，才發現這些溝通與管理上本質的問題。
別把這件事情當成是危機，說不定正好是下一個團隊成長的轉捩點呢！
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